Ce cours est dirigé vers les savoir-faire autour de deux types de logiciels, le traitement de texte et le tableur. Ces savoir-faire sont basés sur les modules liés à la gestion de données et la gestion des documents. En effet, les bonnes pratiques reposent sur une bonne compréhension des concepts pour une utilisation intelligente de ces logiciels. Car, peut-être à cause d'une apparente facilité, ces logiciels sont parfois très mal utilisés. Pourtant leur maîtrise est une compétence essentielle pour la suite de vos études et votre future entrée dans la vie professionnelle.

Modalités : le cours introduit ces savoir-faire par le moyen de textes et vidéos qui n'ont pas la prétention d'être des tutoriaux exhaustifs. Vous êtes fortement encouragés à utiliser le forum pour poser des questions et répondre aux questions, à interpeller les tuteurs au besoin, à chercher des réponses sur les forums ou sur des tutoriaux existants car le web abonde de ressources. Le cours est complété par des exercices simples non évalués et des exercices de production (créer un document, créer un classeur) qui seront évalués par les pairs, c'est-à-dire par vos collègues étudiants inscrits au même cours.

Note : Les démonstrations sont réalisées avec LibreOffice Writer pour le traitement de texte et LibreOffice Calc pour le tableur car ils sont libres, gratuits, disponibles sur tous les ordinateurs et faciles à installer. Toutes les notions de ce cours sont transférables dans tout traitement de texte ou tout tableur de votre choix modulo des changements de noms de menus, des changements de forme des raccourcis, c'est-à-dire des modifications superficielles des interfaces des logiciels.

Installer libreOffice : Si vous voulez installer LibreOffice, ce que nous vous conseillons, il faut :

• aller sur http://www.libreoffice.org/
• télécharger et installer le logiciel
• retourner sur http://www.libreoffice.org/
• télécharger et exécuter la traduction française de l'interface ( Translated User interface )
• quitter et relancer LibreOffice.
• le cas échéant, ne pas tenir compte des messages d'erreur concernant JRE (un composant facultatif de libreoffice ).

L'étude des documents fait apparaître les vues séquentielle (la suite de caractères), de structure (titre, section, sous-section, ...), de présentation (couleurs, dimensions, ...) et de métadonnées (date de création, auteur, ...). On parle aussi de contenu, structure, forme et métadonnées. Nous allons voir que cette vision définit le socle commun à tous les logiciels de traitement de textes. Comprendre ce socle va nous permettre d'utiliser n'importe quel traitement de texte au mieux de ses possibilités, de s'adapter à ses évolutions.

Le premier objectif est la découverte des fonctionnalités générales, communes à tous les traitements de texte, pour la définition du contenu et de la structure. Ceci est réalisé dans une interface avec, au centre, une grande zone représentant une page, en haut les menus et une zone de boutons-raccourcis. Les noms des actions, la forme et la couleur des boutons, les icônes et l'organisation des menus varient d'un logiciel à un autre, d'une version à une autre, d'une machine à une autre mais les fonctionnalités sont globalement les mêmes. La structure du document sera définie par l'intermédiaire de styles grâce aux niveaux de titre. Il faut noter l'ambiguïté du terme "style" car il sera également utilisé pour la mise en forme du document. Cette double fonction peut amener à de mauvais usages.

Le second objectif est d'apprendre à définir des règles de mise en forme associées aux styles. Il est important de noter que les boutons raccourcis et le menu format, faciles d'utilisation permettent de réaliser des mises en forme directes et rapides. Mais ce sont des mises en forme au cas par cas qui ne peuvent pas traiter de grands documents (vos mémoires, vos rapports de stage et vos documents professionnels). Les règles de mise en forme sont essentielles pour un bon usage des traitements de texte, pour la manipulation de grands documents et pour le travail en groupe. Elles permettent, en effet, de modifier la mise en forme d'un document complet en une action, de numéroter les sections et les pages d'un grand document, d'uniformiser la présentation et d'appliquer des thèmes ou une charte graphique. Ceci à condition d'avoir préalablement correctement défini la structure de votre document.

la saisie

La saisie est une fonctionnalité fondamentale. Elle dépend de nombreux paramètres dont la langue, les dispositifs de saisie et les aides à la saisie. La langue définit l'ordre d'écriture, les caractères, les symboles graphiques utilisés, la nature des mots, les règles typographiques, ... Certains documents peuvent être multilingues. Nous nous focalisons ici sur le français. Le dispositif de saisie le plus répandu reste le clavier mais des systèmes d'acquisition par la voix se développent. L' aide à la saisie , fréquente sur des objets portables, peut prédire la complétion d'un mot, souligner un mot mal orthographié, suggérer un mot, ...

Vidéographie : La saisie

La structure de base est définie avec les niveaux de titre : de niveau 1 pour les sections, de niveau 2 pour les sous-sections, ... Vous pouvez faire une saisie complète du contenu puis définir la structure de base ou vous pouvez définir cette structure au cours de la saisie comme sur l'exemple de la vidéo. Dans cet exemple, on a saisi le texte du titre, puis on l'a déclaré comme titre principal . On a saisi le sous-titre, puis le premier titre de niveau 1, et les premières phrases du premier paragraphe. Remarquez que le paragraphe suivant est automatiquement dans le style corps de texte .

Remarquez aussi l'aide à la saisie qui a souligné un mot mal orthographié ou qui a proposé le mot en cours de saisie. On remarque également que les mots sont identifiés car ils sont automatiquement sélectionnés lors de la correction orthographique. On a aussi la possibilité de se déplacer de mot en mot avec CTRL-droite ou CTRL-gauche et de supprimer un mot avec CTRL-Retour arrière . L'assistance à la saisie effectue des remplacements automatiques : elle a mis en majuscule la première lettre du mot juste après le point, elle a inséré automatiquement une espace insécable (c'est-à-dire qui force à afficher les symboles à sa droite et à sa gauche sur une même ligne), elle a inséré un symbole spécifique pour les points de suspension. Jusqu'ici, nous conservons la mise en forme par défaut, c'est-à-dire qu'aucune règle de mise en forme n'a été définie donc les règles par défaut (choisies par le concepteur du logiciel) s'appliquent.

Vidéographie : La saisie - un copier-coller

Vidéographie : L'aide à la saisie

Pour manipuler correctement votre document comme mettre les retours à la ligne au bon endroit ou faire les sauts de page correctement, le traitement de texte doit pouvoir reconnaître les mots, les paragraphes, les listes. nous expliquons ici quelques règles à respecter pour ce faire.

Les caractères

La plupart, par exemple, lettres, chiffres et symboles de ponctuation, sont visibles, mais certains sont invisibles, en particulier, les espaces. Certains caractères sont aussi interprétés par le logiciel comme une commande ou une déclaration, c'est, par exemple, le caractère qui marque la fin de paragraphe, ou ceux qui marquent la fin d'un mot (espace ou ponctuation), celui qui ajoute une espace insécable. C'est là une première difficulté, l'espace par exemple a plusieurs fonctions. Ajouter une espace typographique entre deux mots est utile à la présentation du document, mais cet ajout déclare également la séparation de deux mots. Dans la première fonction, on pourrait vouloir augmenter cette séparation dans le rendu visuel et donc se faire suivre deux espaces. Mais on perd le sens de la deuxième fonction puisqu'il n'y a pas de mot entre ces deux espaces. La convention choisie est de ne jamais avoir deux espaces consécutives et de faire confiance au logiciel pour réaliser la meilleure présentation. En effet, si deux ou plusieurs espaces se suivent, le traitement de texte est mis en difficulté et la mise en forme peut être insatisfaisante. Donc, visualiser tous les caractères , y compris ceux qui sont invisibles, aide à bien comprendre le contenu saisi.

Les mots

Le logiciel les reconnaît car ils sont séparés par des espaces ou des signes de ponctuation. Des règles typographiques, spécifiques à chaque langue, définissent les espaces et symboles de ponctuation. Par exemple, en français une espace précède toujours le signe : alors qu'il n'y pas d'espace avant le signe : en anglais. Le respect de ces règles est impératif et souvent, le logiciel aide à une saisie correcte en ajoutant les espaces requis.

Les paragraphes

Ce sont des ensembles de mots séparés par des fins de paragraphes créés par l'appui sur la touche Entrée . La fin de ligne dans le rendu du document (le retour à la ligne) est calculée par le traitement de texte et donc la touche Entrée ne marque pas la fin de ligne. Il est parfois nécessaire de forcer une fin de ligne dans certains paragraphes comme les poèmes. C'est la combinaison de Majuscule-Entrée qui permet de réaliser une fin de ligne tout en gardant le même paragraphe. Puisque chaque appui sur la touche Entrée crée un nouveau paragraphe, les titres et les sous-titres sont donc techniquement des paragraphes comme les paragraphes de texte. Comme pour les espaces et les mots, la convention choisie est de ne jamais avoir deux fins de paragraphe consécutives et de faire confiance au logiciel pour réaliser le meilleur rendu visuel.

Les titres

Ce sont bien des paragraphes, mais le logiciel de traitement de texte permet de les déclarer comme titres en précisant leur niveau. Le niveau est la profondeur dans une hiérarchie : titre de niveau 1 pour une section, titre de niveau 2 pour une sous-section, titre de niveau 3 pour une sous-sous-section.

Les listes

Ce sont des suites de paragraphes reliés entre eux pour permettre une présentation cohérente. Pour assurer cette cohérence, beaucoup de caractéristiques sont définies sous forme de règles utilisées par le logiciel pour l'apparence des listes : le symbole utilisé pour les items des listes à puce, les espacements, la numérotation des éléments, ... La logique est, ici encore, de déclarer la liste et de laisser le logiciel s'occuper de l'apparence quitte à adapter les règles de mise en forme à vos besoins.

Chaque élément de liste est un paragraphe. On active la structure de liste par bouton qui est un raccourci du menu format/puces et numérotation. On ajoute un nouvel élément en ajoutant un paragraphe. On peut avoir plusieurs paragraphes dans le même élément de liste en utilisant la touche Retour arrière une seule fois en début de paragraphe. Deux appuis de retour arrière quittent la structure de liste.

Vidéographie : Déclarer une structure de liste

Les styles

Les logiciels de traitement de texte offrent tous la possibilité d'afficher la liste des styles disponibles (avec LibreOffice, on peut utiliser la touche F11 , le menu Style/Style et formatage ou encore le tiroir de droite). Nous pouvons voir cette liste de styles comme la liste des structures possibles. Se placer dans un paragraphe du texte permet de voir quel style lui est associé. L'ensemble des styles possibles est très grand et organisé selon une hiérarchie. On peut restreindre cette liste à ceux qui sont appliqués dans le document ou à ceux qui sont souvent utilisés (styles automatiques). Les styles portent sur différents éléments de structure du document : paragraphes, caractères, cadres (flottants), pages ou listes.

Vidéographie : L'utilisation des styles

On associe facilement un style à un élément, ici des caractères en les sélectionnant et en cliquant deux fois sur le style voulu. Ici, au lieu de mettre en gras et en italique, nous préférons déclarer des textes plus ou moins accentués. Il faut bien comprendre la différence. Même si les textes déclarés en accentuation forte apparaissent en gras, ce n'est pas identique de presser le bouton gras. En les déclarant de cette façon nous ajoutons du sens que les logiciels pourront exploiter dans d'autres situations : rendu oral, présentation sur un autre support comme un objet portable, ou simplement pouvoir modifier facilement dans tout le texte la mise en forme choisie pour les éléments déclarés en style accentuation forte.

Vidéographie : Les style caractères. Accentuation ou Gras ?

Comme nous l'avons dit ci-dessus, l'affichage des caractères invisibles permet de savoir exactement ce qui a été saisi. On voit les espaces et les fins de paragraphe, on peut déceler des répétitions de ces symboles et les supprimer. On voit également la représentation des fins de ligne qui ne sont pas des fins de paragraphes dans cette partie de texte.

Vidéographie : Affichage des caractères spéciaux dont le retour à la ligne

Le logiciel réalise souvent des opérations pour vous aider à bien écrire votre document, comme par exemple, l'insertion d'une note de bas de page. Le numéro est inséré automatiquement et sera adapté si d'autres notes sont ajoutées. Le style choisi pour la note sera adapté automatiquement.

Vidéographie : Un style adapté et une numérotation automatique des notes bas de page

Un autre type de numéros ou textes gérés automatiquement par le logiciel sont les renvois aux chapitres, illustrations, figures, ... Remarquez la liste des éléments auxquels on peut faire référence. Vous commencez à comprendre en quoi la déclaration de structures est vraiment intéressante et valorisante. Vous voyez les titres, les éléments de liste, les figures, etc... Cette technique de déclaration et de renvois est utilisée dans tout langage de description de documents. Par exemple, en HTML, on utilise des (hyper-)liens qui peuvent être internes au document (renvoi vers une partie du document) ou externes (renvoi vers un autre document).

Vidéographie : Insérer des renvois aux textes et illustrations

Terminons par un examen de la structure arborescente de ce document. La manipulation de cette structure permet de déplacer des sections entières ou de réorganiser le plan.

Vidéographie : Réorganiser le plan

L'auteur d'un document est en charge du contenu et de sa qualité, du niveau de la langue et de l'orthographe, de la structure du document. Le traitement de texte réalisera le travail de mise en forme à la condition d'avoir correctement défini la structure en respectant les règles fondamentales suivantes :

• espace et ponctuation séparent les mots. On ne doit donc jamais avoir plusieurs espaces consécutifs .
• L'appui sur la touche Entrée sépare les paragraphes. On ne doit jamais avoir plusieurs fins de paragraphes consécutives .
• Éviter autant que possible la mise en forme directe au cas par cas, que ce soit par les menus (format) ou par les boutons-raccourcis.
• Ne pas saisir des valeurs qui sont susceptibles de varier et qui peuvent être générées par le traitement de textes : numérotation des éléments de liste, des chapitres, des pages ; références, table des matières, bibliographies, index.

Si vous respectez ces règles, alors le logiciel va pouvoir calculer la meilleure mise en forme possible : l'espacement entre les mots, la taille des interlignes, l'espacement entre paragraphes, l'espacement avant et après les titres, les marges, les décalages, les alignements, ... Vous pourrez également numéroter automatiquement les sections, créer une table des matières, ... Vous allez pouvoir agir sur tous ces éléments pour personnaliser la mise en forme en modifiant les styles , c'est l'objet de la suite de notre cours.

La mise en forme

Commençons par la mise en forme des paragraphes, en modifiant la définition du style corps de texte , nous définissons une règle générale qui va s'appliquer à tout le document, ou plutôt à tous les paragraphes de style corps de texte de ce document. On choisit souvent de justifier , c'est-à-dire de régler les espaces entre mots pour avoir des marges correctement alignées des deux côtés. Dans ce cas, une césure des mots est souvent appliquée pour éviter les espacements trop grands ou trop petits.

Vidéographie : Adapter les styles de paragraphes

On peut également choisir des règles de mise en forme pour les caractères comme pour les accentuations ou les accentuations fortes. Si vous n'êtes pas satisfait de la règle choisie, vous la modifierez pour changer l'apparence dans tout le document en une seule opération.

Vidéographie : Adapter les styles de caractères

Parfois, certains éléments de structure sont propres à un certain type de document. Par exemple ici, nous avons des noms de logiciels. Déclarer ce nouvel élément de structure ajoute de la sémantique, du sens au document qui pourra être exploité par d'autres logiciels, mais facilitera également l'uniformisation de la présentation de tous les noms de logiciel.

Vidéographie : Nouveau style de caractère - logiciel

Bien sûr, la définition de nouvelles structures, donc de nouveaux styles, s'applique sur les caractères comme sur les paragraphes. Ici, notre document contient un morceau de code qui ne doit pas être justifié. Il peut être déclaré et mis en forme spécifiquement. Mais si votre document contenait d'autres codes, vous associeriez une structure et définiriez une mise en forme commune pour tous ces codes.

Vidéographie : Nouveau style de paragraphe - code

Numérotation et tables

La numérotation des chapitres ne doit jamais être faite manuellement car elle est réalisée automatiquement par le traitement de textes à partir de la structure. Il suffit d'indiquer quels sont les noms des styles (structures) identifiant les titres, en général, ce sont les titre 1, titre 2, etc... Ensuite on choisit le style de numérotation et si on doit faire apparaître la hiérarchie dans le numéro en affichant les sous-niveaux. Amusez-vous à modifier tous les paramètres pour comprendre les impacts sur la présentation de ces numéros.

Vidéographie : Numérotation automatique des chapitres

La structure d'un document, c'est aussi une structure en différentes pages : une page de garde, des pages d'index ou de table des matières ou d'illustrations, ... Différents styles de pages identifient cette structure. On peut la déclarer en ajoutant des sauts de page manuels et spéciaux, puis définir quel sera le style de la page suivante et le début de sa numérotation et définir des mises en forme associées à ces pages.

Vidéographie : Structuration en liste de pages de natures différentes

Une fois la structure du document bien spécifiée, l'insertion d'une table des matières, d'une table des illustrations,... est très simple, et hautement paramétrable. Si la numérotation des chapitres a été appliquée alors les numéros seront repris. Des efforts de mise en forme peuvent être nécessaires selon les logiciels comme par exemple ici. Par exemple, nous ajoutons une espace après chaque numéro.

Vidéographie : Génération d'une table des matières

Métadonnées

Les métadonnées sont des données à propos du document. Elles sont calculées par le logiciel (par exemple le nombre de mots, la taille etc...) ou déclarées par l'utilisateur (le titre, le sujet, l'auteur...). Les métadonnées sont utiles pour le traitement de corpus de documents. On les retrouve ici dans le menu des propriétés. Il est aussi possible d'insérer les métadonnées comme contenu textuel du document.

Vidéographie : Utilisation des métadonnées

Avec d'autres logiciels

Nous avons illustré les principes avec LibreOffice Writer et indiqué que ceci est général à tout traitement de texte ce que nous illustrons avec Microsoft Word. Nous retrouvons la possibilité d'afficher ou non les caractères non imprimables, l'aide à la saisie, un styleur pour structurer le document et le mettre en forme. On dispose, par exemple du style normal pour le corps de texte qu'il est possible de modifier. La génération d'un index ou d'une table des matières suit la même logique ainsi que l'insertion de marques, de repères ou de renvois de notes. Bien sûr, chaque logiciel a son interface propre et le nom des menus ou des outils peut varier d'une version à une autre, mais il est important de retenir que les notions vues dans ce cours sont communes à tous les traitements de texte .

Pour aller plus loin

Travail collaboratif

Travailler en groupe c'est d'abord communiquer sur l'édition du document. Dans ce cas, on veut commenter des parties. C'est aussi être capable de suivre des modifications. Lisez le texte du document pour mieux comprendre et regardez les différentes possibilités qui vous sont offertes. En situation de travail collaboratif, les modifications auront pu être apportées par différents auteurs et le coordinateur va donc valider ou rejeter les modifications.

Vidéographie : Commentaires et suivi des modifications

Une autre fonctionnalité de suivi des versions est illustrée ici.

Vidéographie : Suivi des versions

Comprendre la hiérarchie de styles

Les styles sont organisés dans une hiérarchie. Ce n'est pas qu'une façon de les catégoriser pour les retrouver ou y accéder plus rapidement. En effet, la raison principale tient à un concept qu'on retrouve souvent en informatique : la notion d' héritage . Illustrons cette notion par l'exemple. Si la couleur des caractères n'est pas définie au niveau d'un style elle sera alors définie par celle de son style juste au dessus de la hiérarchie. Par exemple en passant le corps de texte en rose, les notes de bas de page le seront aussi, mais pas les titres. Par contre définir cette couleur au style par défaut, c'est-à-dire au sommet de la hiérarchie affectera tous les styles de document (sauf bien sûr si cette propriété a été redéfinie pour un style donné).

Vidéographie : La hiérarchie de styles

Mise en forme des listes

Les listes en typographie française utilisent des tirets demi-cadratins (Code unicode 2013, Tiret-moyen ). On peut définir une liste à la française respectant cette convention typographique mais c'est un peu technique.

Vidéographie : Listes à la française

Autres fonctionnalités

Ce n'est pas l'objectif du cours de parcourir toutes les possibilités apportées par un traitement de textes mais vous disposez maintenant des principes de base pour une bonne utilisation. Il est, par exemple, possible de définir des tableaux organisés en lignes et en colonnes, d'insérer des images dans des figures avec des légendes et des numérotations. Il est également possible d'intégrer une bibliographie. Cette opération est plus complexe mais vous trouverez des tutoriaux sur le Web pour en réaliser. Enfin, dans un cadre professionnel, vous serez amener à utiliser des modèles pour respecter une charte graphique de votre employeur. Vous pourrez être amenés à réaliser des mailings en insérant des références à des fichiers de clients. Voici quelques activités que nous vous proposons pour découvrir d'autres fonctionnalités plus avancées. Cherchez par vous-même et échangez sur le forum pour vous entraider.

Vidéographie : Utiliser un modèle

L'étude des données et de leur gestion fait apparaître différents modes possibles d'organisation des données. Parmi celles-ci, la liste est largement répandue car elle peut couvrir un grand nombre de besoins dans des situations variées. Elle vous sera utile pour gérer des élèves et des notes si vous êtes professeur, gérer des adhérents d'une association, gérer des listes d'objets dans des fouilles si vous êtes archéologue, ... Le tableur est un logiciel de base pour la gestion de données numériques représentées par des listes.

Cette partie de cours est dédiée à l'étude du tableur. Le premier objectif est la découverte des fonctionnalités générales, communes à tous les tableurs, pour faire des calculs et manipuler des listes. Le second objectif est d'appréhender les questions liées au choix d'organisation des données dans un tableur en réponse à des objectifs bien établis.

Le tableur

Fonctionnalités

Le tableur est un outil pour représenter, traiter et interroger des données . Ce n'est pas un outil de présentation des tableaux car le traitement de texte gère les tableaux et leur mise en forme. La manipulation d'un tableur est donc une activité de traitement de données, et donc un pas supplémentaire vers l'informatique en tant que science du calcul.

Avec le tableur, on peut gérer des données organisées sous forme de listes : une liste d'élèves avec leurs notes, une liste d'adhérents avec leurs adresses et leurs cotisations, une liste d'objets avec une date de collecte et des informations de forme, taille, poids,... Les listes, aussi appelées relations ou tables , sont organisées en lignes et colonnes. Chaque ligne décrit un élément (un élève, un membre, un objet). Chaque colonne décrit une propriété de l'élément (un nom, un prénom, une note, une date de naissance, une taille, un poids).

Les principales fonctionnalités d'un tableur sont :

• mémoriser des données et des listes,
• faire tous les calculs des plus simples aux plus compliqués,
• sélectionner des éléments dans des listes en fonction de critères, comme, par exemple, sélectionner les élèves garçons doublants,
• trier des listes d'éléments, comme, par exemple, trier les élèves par âge,
• analyser des listes et construire des diagrammes comme, par exemple, faire des moyennes de notes par âge d'élève et faire le graphique correspondant,
• produire des rapports mis en forme.

Organisation générale

Un vocabulaire spécifique accompagne la manipulation du tableur. Avec le tableur, on définit

• un classeur qui sera enregistré dans un fichier au format de Microsoft Excel d'extension xlsx ou au format ouvert utilisé par LibreOffice Calc d'extension ods
• un classeur contient des feuilles de calcul , chaque feuille de calcul a un nom. Par défaut, en version française, Feuille 1 , Feuille 2 , ...
• chaque feuille de calcul est organisée en lignes numérotées 1, 2, ... et en colonnes numérotées A, B, ... L'intersection d'une ligne et d'une colonne est une cellule qui va pouvoir contenir une donnée élémentaire.

Vidéographie : Petit tour d'horizon

Dans une cellule

La première chose à laquelle il faut être très attentif est la distinction entre le contenu et ce qui apparaît dans la cellule. Ce qui apparaît est une valeur mise en forme. La mise en forme influence énormément l'apparence, notamment pour les valeurs numériques. Par exemple une même valeur numérique peut être interprétée comme un simple nombre, un pourcentage, une somme d'argent ou même une date.

Vidéographie : Valeur et apparence1

La valeur affichée dans la cellule peut également être le résultat d'un calcul exprimé par une formule . Une formule commence par le signe = suivi d'une expression. On peut examiner la formule dans la ligne de saisie . Le tableur recalcule automatiquement les valeurs issues d'un calcul et permet facilement d'ajuster les calculs pour des listes de valeurs.

En résumé, dans une cellule s'affiche une valeur, mais la cellule contient bien plus d'informations : une valeur, un format, et éventuellement une formule et même un commentaire.

Vidéographie : Valeur et apparence2

Mise en forme

Comme pour le traitement de texte, on peut faire des mises en forme au cas par cas ou utiliser des styles pour uniformiser la présentation. Attention à ne pas mettre en péril les traitements par des soucis de présentation. Par exemple, une liste est définie par des lignes et colonnes contiguës et insérer des lignes (ou colonnes) blanches ou avec un fond coloré pour faire des bordures rompt la logique de liste. Les traitements de filtre, tri, etc... deviendraient alors impossibles.

Vidéographie : Styles

Vidéographie : Logique de table

Faire un traitement de données, c'est

1. Disposer de données en entrée (des valeurs connues, acquises),
2. définir des opérations de calcul sur ces données,
3. produire et afficher les résultats.

La traduction dans le tableur posera les questions suivantes : Quelles sont les cellules et les plages de cellules qui vont contenir des valeurs en entrée ? Quelles sont les cellules qui vont contenir des résultats de calcul ? Comment les organiser dans la feuille de calcul ? Comment écrire les calculs ?

Organiser ses données dans le tableur

Nous considérons un exemple fictif simple. En vue d'un voyage de classe à Londres, on souhaite mémoriser et analyser la monnaie qu'emportent les enfants. On connaît le taux de conversion de la livre, et un seuil maximal en euros qu'un enfant peut emporter a été fixé par les organisateurs. Nous disposons pour chaque enfant de ses nom et prénom, de sa classe et du montant en euros. Nous souhaitons pouvoir disposer du montant en livres, pouvoir repérer les montants supérieurs au seuil, calculer des montants moyen, minimal et maximal de notre groupe d'élèves.

Certaines données vont être saisies : le taux, le seuil, les nom, prénom, classe et montant en euros pour chacun des enfants. Les autres données seront calculées : le montant en livres, le dépassement du seuil, les montants moyen, minimal et maximal de notre groupe d'élèves. Notre feuille de calcul contiendra : une cellule contenant le taux de conversion, une cellule contenant le seuil ; une plage de cellules rectangulaire avec en ligne les enfants et en colonne les propriétés nom, prénom, classe, montant en euros, montant en livres et dépassement ; des cellules avec les montants moyen, minimal et maximal. Notez aussi qu'on ajoute des contenus textuels dans certaines cellules pour expliquer le contenu de la cellule voisine ou pour nommer les propriétés de notre liste d'enfants. Il nous reste à expliquer comment, après avoir saisi les valeurs, on peut calculer les valeurs utiles à notre application.

Expliciter les calculs

Un calcul va utiliser des valeurs connues qui sont contenues dans des cellules. Il faut dont pouvoir désigner une cellule et son contenu. Dans le tableur on parle de référence à une cellule désignée par numéro de ligne et de colonne dans la feuille comme, par exemple B7 pour la cellule en colonne B et ligne 7.

L'intérêt du tableur, par rapport à une calculatrice, est de pouvoir généraliser des formules à une liste d'objets. Sur notre exemple, on va écrire une formule pour un enfant et on va généraliser cette formule à tous les enfants et ceci qu'on ait 10 élèves, 100 élèves ou 1000 élèves. Sur notre exemple, on écrira une formule en E8 pour calculer le montant en euros à partir du montant figurant en D8 . Puis on généralisera, on étendra, la formule à toute la plage de E8 jusque E108 si on a 100 enfants avec une copie . Le tableur va automatiquement adapter les références et la formule en E9 fera référence à D9 pour l'enfant en ligne 9, ... Ceci est réalisé avec la notion de référence relative comme D8 , B7 , E12 , G2 qui permet de traiter des listes, même de grande taille.

Mais parfois, la référence ne doit pas être modifiée lors de la copie. C'est le cas de la référence au taux de conversion qui est dans une seule cellule, G2 sur notre exemple. Pour faire la distinction de comportement, on utilisera dans notre formule une référence absolue en utilisant le symbole $. Donc, par exemple, pour faire référence au taux de conversion, on utilisera la référence absolue $G$2 .

Le mécanisme des références est donc essentiel pour traiter des listes . Vous devez, lorsque vous écrivez une formule, vous poser la question suivante : est-ce que ma référence doit être adaptée lorsque je copie ma formule. Si oui, vous utilisez une référence relative, si non, vous utilisez une référence absolue. Sur notre exemple, la formule à écrire en E8 est donc =D8*$G$2 qu'il suffit de copier pour toute la liste d'enfants et en E12 , nous aurons la formule attendue =D12*$G$2 qui est bien le montant en euros pour l'enfant en ligne 12 multiplié par le taux de conversion situé en G2 .

Autres références

• On peut avoir besoin d'utiliser, dans certains cas, des références mixtes comme B$2 ou $A5 où une composante est relative et l'autre est absolue
• Les références peuvent désigner une plage rectangulaire de cellules en donnant les références des coins supérieur gauche et inférieur droit séparés par : comme B3:D7 ou $B$3:D7 ou $B3:D$7
• On peut faire référence à des cellules d'une autre feuille avec la syntaxe suivante : 'Nom de Feuille'.reference comme 'Feuille 1'.B7
• Les références peuvent désigner une liste de cellules en donnant les références séparées par des ; comme B3;D$7;$A1;E3
• Mais on peut aussi attribuer des noms à des cellules ou plages de cellules. On peut alors y faire référence par le nom qui se comporte alors comme une référence absolue. On aurait, sur notre exemple, pu nommer la cellule G2 avec le nom tauxchange , écrire en E8 la formule =D8*tauxchange , puis copier cette formule dans la plage E8:E108 .

Vidéographie : Autres références

Vidéographie : Nommer des cellules

Pour construire des formules on suit un langage formel, informatique, bien particulier. Le respect de la syntaxe est essentiel, sinon des erreurs apparaissent. Chaque formule doit commencer par le signe = . Derrière le signe = se trouve une expression utilisant des valeurs, des références, des opérateurs comme +,-,*,/ , et des fonctions comme ARRONDI , MOIS , ... Le tableur contient un générateur de formules qui peut vous assister dans la création de formules. Voici des exemples de formule :

= 10 / 2 + 3
= D8 * $G$2
= MOIS(AUJOURDHUI())

Vidéographie : Les expressions

Certaines fonctions, comme les fonctions SOMME , MOYENNE , MAX et NB , portent sur des ensembles de valeurs pour vous permettre de calculer (respectivement) la somme des valeurs, la moyenne des valeurs, la valeur maximale, le nombre de valeurs d'une plage de cellules.

Enfin, une fonction très importante permet de différencier les traitements selon les cas. C'est la fonction SI qui s'écrit sous la forme SI(critere;valeurVrai;valeurFaux) . Par exemple, si vous avez une liste d'élèves avec une moyenne des notes en colonne G à partir de G8 , si vous souhaitez traiter différemment les élèves ayant une note supérieure à 10, vous pourrez écrire en H8 une formule de la forme =SI(G8>=10;"Reçu";"Recalé")

puis étendre cette formule à tous les élèves. Si un élève a une moyenne inférieure à 10, le message "Reçu" sera affiché pour cet élève et sinon sera affiché le message "Recalé".

Vidéographie : Le si

Les fonctions peuvent être composées comme dans l'exemple = MOIS(AUJOURDHUI()) où on appelle la fonction AUJOURDHUI() qui calcule la date du jour et au résultat on applique la fonction MOIS() qui calcule le mois d'une date et donc on affichera le mois du jour courant. La composition de fonctions est très utile, par exemple, très intéressant pour composer des SI lorsqu'il y a plus de deux cas possibles comme dans l'exemple suivant : =SI(G8<10;"Recalé";SI(G8<12;"Passable";"Mention"))

Ceci est illustré sur l'exemple. Notez bien aussi sur la video l'intérêt d'avoir des cellules contenant les seuils car il suffit de modifier les contenus de ces cellules sans changer les formules pour que les résultats s'adaptent automatiquement à un changement des seuils.

Vidéographie : Le si imbriqué

Nous avons vu comment calculer des valeurs qui permettent de construire de nouvelles colonnes comme résultats de calcul. On dispose donc d'une liste ou table qui est définie par une zone rectangulaire avec des objets en ligne et des propriétés en colonne. Il existe différentes opérations sur les tables et nous nous limitons ici à deux opérations : le tri et la sélection. Une autre opération, non présentée ici, consiste à effectuer des synthèses avec des tableaux.

Le tri

Le tri ordonne les lignes d'une table selon des critères de tri . Pour réaliser cette opération, on doit :

• désigner la table : soit en se plaçant dans une cellule quelconque de la table (le tableur en déduit sur quelle table vous souhaitez travailler) ou en la nommant
• expliciter les critères de tri en donnant les noms des colonnes sur lesquelles vous voulez trier et en précisant si vous souhaitez un ordre croissant ou décroissant.

Vidéographie : Le tri

La sélection ou filtre.

Cette opération consiste à sélectionner des lignes de la table qui vérifient des conditions sur les valeurs des colonnes. Par exemple, on pourrait, sur notre exemple, souhaiter sélectionner les enfants de classe 1A, les enfants de classe 1A ayant plus de 10 euros, ... Pour réaliser une sélection, on doit :

• désigner la table comme pour le tri
• expliciter les critères de filtre .

Vidéographie : Le filtre

Un graphique ou diagramme est utilisé pour porter un message. Le type de diagramme est important car il précise ce message :

• Pour une répartition : les camemberts et barres de pourcentage
• Pour des valeurs qui peuvent s'ajouter : les empilements
• Pour les séries de valeurs continues : les courbes
• Pour les séries de valeurs non continues : les histogrammes
• Pour les données dans de nombreuses dimensions : les radars.

Rappelez-vous donc qu'on ne représente pas pour faire beau mais pour informer.