Pour manipuler correctement votre document comme mettre les retours à la ligne au bon endroit ou faire les sauts de page correctement, le traitement de texte doit pouvoir reconnaître les mots, les paragraphes, les listes. nous expliquons ici quelques règles à respecter pour ce faire.
Les caractères
La plupart, par exemple, lettres, chiffres et symboles de ponctuation, sont visibles, mais certains sont invisibles, en particulier, les espaces. Certains caractères sont aussi interprétés par le logiciel comme une commande ou une déclaration, c'est, par exemple, le caractère qui marque la fin de paragraphe, ou ceux qui marquent la fin d'un mot (espace ou ponctuation), celui qui ajoute une espace insécable. C'est là une première difficulté, l'espace par exemple a plusieurs fonctions. Ajouter une espace typographique entre deux mots est utile à la présentation du document, mais cet ajout déclare également la séparation de deux mots. Dans la première fonction, on pourrait vouloir augmenter cette séparation dans le rendu visuel et donc se faire suivre deux espaces. Mais on perd le sens de la deuxième fonction puisqu'il n'y a pas de mot entre ces deux espaces. La convention choisie est de ne jamais avoir deux espaces consécutives et de faire confiance au logiciel pour réaliser la meilleure présentation. En effet, si deux ou plusieurs espaces se suivent, le traitement de texte est mis en difficulté et la mise en forme peut être insatisfaisante. Donc, visualiser tous les caractères , y compris ceux qui sont invisibles, aide à bien comprendre le contenu saisi.
Les mots
Le logiciel les reconnaît car ils sont séparés par des
espaces ou des signes de ponctuation. Des règles typographiques,
spécifiques à chaque langue, définissent les espaces et symboles de
ponctuation. Par exemple, en français une espace précède toujours le
signe
:
alors qu'il n'y pas d'espace avant le signe
:
en
anglais. Le respect de ces règles est impératif et souvent, le
logiciel aide à une saisie correcte en ajoutant les espaces requis.
Les paragraphes
Ce sont des ensembles de mots séparés par des
fins de paragraphes
créés par l'appui sur la touche
Entrée
. La fin
de ligne dans le rendu du document (le retour à la ligne) est calculée
par le traitement de texte et donc la touche
Entrée
ne marque pas la
fin de ligne. Il est parfois nécessaire de forcer une fin de ligne
dans certains paragraphes comme les poèmes. C'est la combinaison de
Majuscule-Entrée
qui permet de réaliser une fin de ligne tout en
gardant le même paragraphe. Puisque chaque appui sur la touche
Entrée
crée un nouveau paragraphe, les titres et les sous-titres
sont donc techniquement des paragraphes comme les paragraphes de
texte. Comme pour les espaces et les mots, la convention choisie est
de
ne jamais avoir deux fins de paragraphe consécutives
et de
faire confiance au logiciel pour réaliser le meilleur rendu visuel.
Les titres
Ce sont bien des paragraphes, mais le logiciel de traitement de texte permet de les déclarer comme titres en précisant leur niveau. Le niveau est la profondeur dans une hiérarchie : titre de niveau 1 pour une section, titre de niveau 2 pour une sous-section, titre de niveau 3 pour une sous-sous-section.
Les listes
Ce sont des suites de paragraphes reliés entre eux pour permettre une présentation cohérente. Pour assurer cette cohérence, beaucoup de caractéristiques sont définies sous forme de règles utilisées par le logiciel pour l'apparence des listes : le symbole utilisé pour les items des listes à puce, les espacements, la numérotation des éléments, ... La logique est, ici encore, de déclarer la liste et de laisser le logiciel s'occuper de l'apparence quitte à adapter les règles de mise en forme à vos besoins.
Chaque élément de liste est un paragraphe. On active la structure de
liste par bouton qui est un raccourci du menu format/puces et
numérotation. On ajoute un nouvel élément en ajoutant un
paragraphe. On peut avoir plusieurs paragraphes dans le même élément
de liste en utilisant la touche
Retour arrière
une seule fois en
début de paragraphe. Deux appuis de
retour arrière
quittent la
structure de liste.